Política de tratamiento de datos

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

CONSIDERACIONES GENERALES. 

El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de  cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan  sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente,  ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantía  previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de  información.

De igual forma, el Artículo 21 garantiza el derecho a la honra y dispone que la ley  señalará la forma de su protección, por lo anterior, en observancia de las normas  constitucionales reputadas como Derechos Fundamentales. 

La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas  para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados  y cualquier otra persona natural. Tanto los literales k) del artículo 17 como f) del artículo  18 de dicha ley obliga a los responsables y encargados del tratamiento de datos  personales a “adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar  el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de  consultas y reclamos”. 

El artículo 25 de la misma ley ordena que las políticas de tratamiento de datos son de  obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas  políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley  1581 de 2012. 

El capítulo III del Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 reglamenta algunos aspectos  relacionados con el contenido y requisitos de las Políticas de Tratamiento de  Información y los Avisos de Privacidad. 

MESPRIT S.A.S. está comprometida con el respeto de los derechos de sus empleados  y terceros en general. Por eso, adopta la siguiente política de tratamiento de datos  personales de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el  tratamiento de datos personales. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria  1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, la Empresa establece la Política General  y Especiales aplicables para el Tratamiento y Protección de Datos Personales en la  organización. 

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OBLIGATORIEDAD 

Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los  empleados de la organización en Colombia, así como para los contratistas,  proveedores, encargados y terceros que obran en nombre de MESPRIT S.A.S. por lo  anterior deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones  y de las actividades encomendadas o delegadas en las cuales se involucre el  tratamiento de Datos Personales. 

El incumplimiento de las mismas originará sanciones de tipo laboral o responsabilidad  contractual según el caso. Lo anterior sin perjuicio del deber de los empleados o  quienes obren a nombre de MESPRIT S.A.S. de responder patrimonialmente por los  daños y perjuicios que cause a los titulares de los datos o a MESPRIT S.A.S. por el  incumplimiento de estas políticas o el indebido tratamiento de datos personales.

Teniendo en cuenta todo lo anterior, en cumplimiento a lo dispuesto en la Ley  Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, la Empresa establece la  presente Política General que a su vez incluye las políticas Especiales aplicables  para el Tratamiento y Protección de Datos Personales en la organización. 

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE: 

MESPRIT S.A.S., sociedad comercial identificada con NIT 900.218.736-4 se  constituye como una empresa colombiana, cuyo objeto social consiste en prestar  servicios de La sociedad tendrá como objeto social principal: Importación,  exportación, fabricación, distribución, comercialización y venta en Colombia o en  cualquier otro país, de productos farmacéuticos humanos, odontológicos y todos los  demás relacionados con la odontología y/o similares, veterinarios, cosméticos y de  perfumería, dietéticos, alimenticios; químicos y/o naturales; 2. La fabricación,  distribución, comercialización, exportación, importación de materias primas  necesarias para la fabricación de los productos anteriores; 3. La representación de  empresas nacionales o extranjeras que comercialicen los mismos productos; 4.La  inversión de sus dineros a título oneroso en toda clase de bienes muebles o  inmuebles, así como su participación en sociedades mercantiles, cualquiera que fuese  su objeto social; 5. La prestación de servicios de outsourcing en mercadeo, promoción  y venta de productos propios y de terceros y administración de programas de salud  dirigidos a profesionales de la salud y pacientes.

CORREO ELECTRÓNICO: 

habeasdata@mesprit.com

TELEFONO: 

(601) 5634769

SITIO WEB: 

www.mespritceuticals.com

DIRECCIÓN: 

Calle 103 No. 14 A- 53, Oficina 505 de la ciudad de  Bogotá D.C.

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2. OBJETIVO 

La presente Política establece las directrices generales para la protección y el  tratamiento de datos personales al interior de MESPRIT S.A.S., permitiendo de esta  manera fortalecer el nivel de confianza entre Responsable y Titulares con relación al  tratamiento de su información; Informar a los Titulares de las finalidades y  transferencias a que son sometidos sus datos personales y los mecanismos y formas  para el ejercicio de sus derechos. 

3. ALCANCE 

Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales será aplicada a todas  las bases de datos y/o archivos que incluyan datos personales que sean objeto de  tratamiento por parte de MESPRIT S.A.S. como responsable del tratamiento de datos  personales. 

4. DEFINICIONES 

∙ Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar  la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos  de naturaleza pública o privada. 

∙ Dato personal: Se trata de cualquier información vinculada o que pueda  asociarse a una persona determinada, como su nombre o número de  identificación, o que puedan hacerla determinable, como sus rasgos físicos 

∙ Dato público: Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos  al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de  comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden  estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos,  gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas  que no estén sometidas a reserva. 

∙ Dato semiprivado: Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada,  ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular  sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros, crediticios  y económicos de la actividad comercial o de servicios, son algunos ejemplos. 

∙ Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es  relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo,  corresponden a un dato privado. 

∙ Datos sensibles: Aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso  indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el  origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o  filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos  humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que  garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como  los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

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∙ Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de  tratamiento. 

∙ Calidad del dato: El dato personal sometido a tratamiento deberá ser veraz,  completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en  poder de datos personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan  a error; MESPRIT S.A.S. deberá abstenerse de someterlo a Tratamiento, o  solicitar a su Titular la completitud o corrección de la información 

∙ Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos  personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o  supresión. 

∙ Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar  a cabo el tratamiento de datos personales. 

∙ Aviso de privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro  formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular con el  fin de informar sobre el tratamiento de sus datos personales. 

∙ Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento

∙ Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos  de otra persona. 

∙ Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada,  que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el  tratamiento de los datos. 

∙ Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que  por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales  por cuenta del Responsable del tratamiento. 

∙ Información digital: Toda aquella información que es almacenada o transmitida  por medios electrónicos y digitales como el correo electrónico u otros sistemas  de información. 

5. PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN MATERIA DE DATOS  PERSONALES 

En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios  rectores: 

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento  a que se refiere la Ley de Habeas Data es una actividad reglada que debe  sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la  desarrollen. 

b) Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima  de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular. c) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el 

consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales  no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de  mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

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d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento  debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y  comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos,  fraccionados o que induzcan a error. 

e) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el  derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del  Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones,  información acerca de la existencia de datos que le conciernan. 

f) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta  a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de  las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento  sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las  personas previstas en la ley. 

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar  disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación  masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un  conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados  conforme a la ley. 

g) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el  Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere  la Ley de Habeas Data, se deberá manejar con las medidas técnicas,  humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a  los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no  autorizado o fraudulento. 

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en  el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de  públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información,  inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que  comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o  comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo  de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma. 

i) Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán  únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las  finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones  aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos,  contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos  serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de  una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del  tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la  supresión de los datos. 

j) Interpretación integral de los derechos constitucionales: Los  derechos se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con  los derechos constitucionales aplicables. 

k) Principio de Necesidad: Los datos personales tratados deben ser los  estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades  perseguidas con la base de datos. 

6. DERECHOS DE LOS TITULARES 

Los Titulares de datos personales gozarán de los siguientes derechos, y de  aquellos que les otorgue la ley: 

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al  Responsable del tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho  se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos,  incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo  tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; 

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del  tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para  el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley; 

c) Ser informado por el Responsable del tratamiento o el Encargado del  tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos  personales; 

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por  infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la  modifiquen, adicionen o complementen; 

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el  tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías  constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando  la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el  tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas  contrarias a la ley y a la Constitución; 

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto  de tratamiento. 

7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES 

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por  regla general en el tratamiento de datos de carácter personal MESPRIT S.A.S.,  recolectará la autorización previa e informada del Titular, la cual podrá ser  obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. 

7.1 Eventos en los cuales no es necesaria la autorización La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

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a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio  de sus funciones legales o por orden judicial; 

b) Datos de naturaleza pública; 

c) Casos de urgencia médica o sanitaria; 

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos,  estadísticos o científicos; 

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. 

8. DEBERES DE MESPRIT S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL  TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

MESPRIT S.A.S., como responsable del tratamiento de datos personales,  cumplirá los siguientes deberes: 

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del  derecho de hábeas data. 

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la  respectiva autorización otorgada por el Titular. 

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los  derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias  para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no  autorizado o fraudulento. 

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del  tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y  comprensible. 

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado  del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que  previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas  necesarias para que la información suministrada a este se mantenga  actualizada. 

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente  al Encargado del tratamiento. 

h) Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente  datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con  lo previsto en la presente ley. 

i) Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las  condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados  en la Ley Estatutaria 1581 de 2012. 

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar  el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de  consultas y reclamos.

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l) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información  se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya  presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. 

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten  violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la  administración de la información de los Titulares. 

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la  Superintendencia de Industria y Comercio. 

9. POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS  PERSONALES. 

9.1 Tratamiento de datos personales de Empleados 

MESPRIT S.A.S. recolecta los datos personales de sus Trabajadores los cuales  son calificados por la compañía como de reserva, y solo serán revelados por la  Empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad  Competente lo solicite. 

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los  empleados de la Empresa serán: 

a) Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la Ley Laboral  colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las  autoridades colombianas o extranjeras competentes; 

b) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la  Empresa. 

c) Cumplir con las obligaciones impuestas a la Empresa como empleador,  en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el  denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG SST). 

d) Cumplir con los protocolos de bioseguridad aplicables a la Empresa. 

e) Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores.

f) Consultar memorandos o llamados de atención. 

g) Desarrollar y aplicar el proceso disciplinario. 

h) Establecer comunicación en casos de emergencia. 

i) Llevar a cabo un control, seguimiento y evaluación de los trabajadores.

 j) Proteger los materiales confidenciales y de propiedad de MESPRIT  S.A.S. 

k) Tomar imágenes, fotográficas y huella digital necesarios para el  reconocimiento del trabajador, control de cumplimiento y recolección de  evidencia de los servicios desarrollados.

l) Adicionalmente se usan datos biométricos de los trabajadores para fines  comerciales relacionados con el objeto social de la Empresa. 

m) Comunicar información de los trabajadores a terceras entidades con las  que la Empresa mantenga una relación contractual, así mismo con  proveedores, colaboradores, socios o consorcios y clientes en la medida  en que sea necesario para cumplir con el protocolo de los terceros, con  los únicos efectos de que estos puedan gestionar el control y coordinación  respecto del personal que preste de manera efectiva los servicios que se  derivan de la relación contractual, así como posibilitar el cumplimiento de  obligaciones legales, en materia fiscal y de seguridad social. 

n) Comunicar datos de carácter identificativo de los trabajadores a agencias  de viajes, compañías de transportes, hoteles y entidades de alquiler de  vehículos, para la gestión de las reservas y liquidación de los gastos  ocasionados. 

o) Realizar transferencia o transmisión internacional de datos a países que  proporcionen una protección similar a la de Colombia. 

p) entrega de la información a terceros encargados de procesos de  evaluación, entrenamiento, certificación, y demás procesos requeridos en  el desarrollo de la relación contractual. 

q) Verificar, comparar, evaluar las competencias laborales y personales de  los empleados. 

r) Envío de información a cajas de compensación, AFP, ARL, aseguradoras  entre otros. 

s) Iniciar investigaciones internas con base en las quejas presentadas por  clientes, terceros o los mismos colaboradores. 

t) Gestión de denuncias a trabajadores por acoso laboral o violación de  códigos de conducta. 

MESPRIT S.A.S. almacena los datos personales de sus empleados, incluidos los  que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de selección, y los conserva  en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. 

A tal carpeta solo tendrá acceso y será tratada por el área administrativa, con la  finalidad de administrar la relación contractual entre MESPRIT S.A.S. y el  empleado. 

MESPRIT S.A.S. trata Datos Personales Sensibles de sus trabajadores como la  huella dactilar a través de control biométrico con la única finalidad de controlar el  ingreso a las instalaciones de la compañía y proporcionar ambientes de trabajo  seguros. Para los efectos de este Tratamiento se recolecta la respectiva  autorización que en todo caso será expresa y facultativa, indicando claramente los  Datos Personales Sensibles objeto de Tratamiento y la finalidad de este. 

Así mismo, contará con elevados sistemas de seguridad para el manejo de aquellos datos sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles  solo serán usados por MESPRIT S.A.S. para los fines antes mencionados. 

Terminada la relación laboral, MESPRIT S.A.S. procederá a almacenar todos los  datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación  generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central con acceso  restringido, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de  seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de  carácter sensible.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior  a veinte (20) años contados a partir de la terminación de la relación laboral, o de  acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el  manejo de la información. 

9.2 Tratamiento de datos personales de candidatos o aspirantes a  procesos de selección: 

MESPRIT S.A.S. recolecta los datos personales de sus postulantes y los  almacena en una base de datos la cual es calificada por la Empresa como de  reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una  Autoridad Competente lo solicite. 

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los  postulantes de MESPRIT S.A.S. serán: 

a) Realización de gestión administrativa interna y externa para la ejecución  transparente del proceso de selección del personal. 

b) Envío de comunicaciones programadas por la Empresa para realizar  diferentes pruebas de selección. 

c) Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del  proceso de selección 

d) Verificación de referencias laborales, académicas y personales del  aspirante. 

e) Adelantar el proceso de vinculación en general del personal seleccionado. 

Todos los datos de carácter personal que el aspirante o postulante nos  proporcione pasarán a formar parte de un “Banco de Talento”, el cual la Empresa como Responsable, podrá tratar para actuales y futuros procesos de selección en  los que el perfil del aspirante se adecue. Las bases de datos donde se almacena  dicha información cuentan con las medidas de seguridad necesarias para  garantizar la total seguridad de los datos suministrados selección. En todo caso,  la información no será objeto de tratamiento por un período superior al que el  aspirante autorice y al tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las  circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información. 

9.3 Tratamiento de datos personales de Proveedores y contratistas: 

 MESPRIT S.A.S. recolecta los datos personales de sus Proveedores y  contratistas y los almacena en una base de datos la cual, aunque se compone en  su mayoría de datos públicos, es calificada por la compañía como de reserva. En  el caso de datos privados, la Empresa solo los revelará con la expresa  autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. 

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los  Proveedores o contratistas de MESPRIT S.A.S. serán:

a) Llevar a cabo procesos de evaluaciones y selección de proveedores. 

b) Procesos de vinculación y creación del proveedor en los sistemas de  información de la Empresa. 

c) Cumplimiento de aspectos tributarios y legales ante entidades públicas y  regulatorias 

d) Establecer relaciones de negocio para adquirir bienes o servicios 

e) Llevar gestión y control de los pagos realizados por los bienes y servicios  recibidos. 

f) Evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de servicio  recibidos de los proveedores. 

g) Dar cumplimiento a las obligaciones y requerimientos establecidos en el  Sistema de Gestión de Calidad. 

h) Comunicación de Políticas y procedimientos sobre la forma de hacer  negocios con los proveedores. 

i) Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con  los proveedores. 

j) Consultas, auditorias y revisiones derivadas de la relación de negocio con  el proveedor. 

k) Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las  etapas precontractual, contractual y pos contractual. 

l) Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía o sus  vinculadas. 

m) Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean  otorgadas por los propios proveedores. 

n) Mantener contacto con la Empresa aun después de finalizada la relación  contractual. 

MESPRIT S.A.S. sólo recaudará de sus proveedores y contratistas los datos que  sean necesarios, pertinentes y no excesivos para realizar el proceso de selección,  evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.

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La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores y contratistas por parte de MESPRIT S.A.S. tendrá en todo caso como finalidad  verificar la idoneidad y competencia de los empleados; es decir, una vez verificado  este requisito, MESPRIT S.A.S. devolverá o eliminará tal información, salvo  cuando se autorice expresamente su conservación. 

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior  al tiempo que dure la relación del Proveedor o contratista con la Empresa, y el  tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o  contractuales que hagan necesario el manejo de la información. 

a) Garantizar la seguridad en los ambientes vigilados. 

b) Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de las  actividades al interior del Empresa. 

c) Dar cumplimiento a las obligaciones estipuladas dentro del Sistema de  Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. 

d) Dar cumplimiento a los protocolos de bioseguridad implementados por la  Empresa. 

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período  superior a un (1) año contado a partir de su recolección de acuerdo con las  circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la  información. 

De acuerdo con lo estipulado en la Circular Externa 008 de 2020 de la  Superintendencia de Industria y Comercio, los datos recolectados para dar  cumplimiento a los protocolos de bioseguridad únicamente se usarán para los  fines indicados por el Ministerio de Salud y Protección Social, y sólo se  almacenarán durante el tiempo razonable y necesario para cumplir dichos  protocolos. Una vez cumplida la finalidad del Tratamiento de Datos Personales,  la Empresa suprimirá de oficio los datos recolectados. 

9.4 Tratamiento de datos personales de Clientes y consumidores: 

MESPRIT S.A.S. recolecta los datos personales de sus Clientes y los almacena  en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y solo  será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad  Competente lo solicite. 

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Clientes  de MESPRIT S.A.S. serán: 

a) Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con  los clientes. 

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b) Cumplimiento de aspectos tributarios y legales ante entidades públicas y  regulatorias. 

c) Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información  podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías,  abogados, etc. 

d) Dar trámite a las peticiones, quejas y reclamos allegadas por los  consumidores de acuerdo a lo establecido en el Estatuto del Consumidor  Ley 1480 de 2011. 

e) Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas,  legales, fiscales y regulatorias. 

f) Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías. 

g) Gestión administrativa para la ejecución de las etapas precontractual,  contractual y pos contractual. 

h) Creación del cliente en las plataformas o software de la Empresa. 

i) Garantizar el cumplimiento de los derechos que les corresponden en virtud  de la Ley 1581 de 2012. 

j) Realizar actividades de prospección comercial y marketing. 

k) Evaluar el servicio de atención al cliente y realizar encuestas de  satisfacción. 

l) Compartir la información con terceros aliados que colaboran con la  sociedad, considerando que para el cumplimiento de sus encargos deben  acceder en alguna medida a la información, los cuales estarán igualmente  sujetos a las obligaciones de confidencialidad, manejo de la información y  protección de datos personales a las que está sujeto esta sociedad. 

m) Dar trámite a las peticiones, quejas o reclamos establecidas de manera  directa por el cliente a través de los canales de atención. 

n) Contactar al cliente a través de medios físicos y electrónicos – correo  electrónico, SMS o chat para el envío de información de interés o  relacionada con la relación contractual, invitarlo a capacitaciones o con el  portafolio de servicios. 

o) Mantener el contacto comercial con la Empresa, aun después de la  finalización de la relación contractual. 

p) Garantizar la prestación de servicios de consiste importación, exportación,  fabricación, distribución, comercialización y venta en Colombia o en  cualquier otro país, de productos farmacéuticos humanos, odontológicos y  todos los demás relacionados con la odontología y/o similares, veterinarios,  cosméticos y de perfumería, dietéticos, alimenticios; químicos y/o  naturales; 2. La fabricación, distribución, comercialización, exportación,  importación de materias primas necesarias para la fabricación de los  productos anteriores; 3. La representación de empresas nacionales o  extranjeras que comercialicen los mismos productos; 4.La inversión de sus  dineros a título oneroso en toda clase de bienes muebles o inmuebles, así  como su participación en sociedades mercantiles, cualquiera que fuese su objeto social; 5. La prestación de servicios de outsourcing en mercadeo,  promoción y venta de productos propios y de terceros y administración de  programas de salud dirigidos a profesionales de la salud y pacientes. 

q) Consultar como buena práctica empresarial u obligación legal,  antecedentes de los clientes en listas restrictivas, listas OFAC, PEPS,  Clinton y ONU, en aras de prevenir el lavado de activos y financiación del  terrorismo. 

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior  al tiempo que dure la relación del cliente con la empresa, y el tiempo adicional que  se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan  necesario el manejo de la información. 

9.5 Tratamiento de datos personales de Prospectos de Clientes 

MESPRIT S.A.S. cuenta con un registro de Prospectos de Clientes, cuya  información ha sido recolectada por parte de la Empresa previa autorización  expresa del Titular a través de eventos, seminarios, página web o a través del  diligenciamiento de solicitudes de cotizaciones por parte de los mismos. 

MESPRIT S.A.S. almacena dicha información en una base de datos la cual es  calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada con la expresa  autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. 

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los  Prospectos de Clientes de MESPRIT S.A.S. serán: 

a) Envío de invitaciones a eventos, capacitaciones, seminarios programados  por la empresa. 

b) Enviar información de los productos ofertados por la empresa a las  personas interesadas. 

c) Enviar información acerca de los nuevos productos, promociones,  descuentos y regalos acerca de los productos y servicios ofertados por la  compañía. 

d) Realizar actividades de prospección comercial y operaciones de  marketing.  

e) Dar trámite a las consultas, quejas o reclamos presentados por los  titulares. 

f) Para realizar informes de gestión y estadísticas internas. 

g) Garantizar el ejercicio de su derecho de Habeas Data (Consultas, quejas  y reclamos sobre actualización, corrección, supresión o eliminación de  datos). 

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período  superior al pactado con el prospecto a través de una autorización para usar sus datos personales contado a partir de su recolección de acuerdo con las  circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la  información. 

9.6 Tratamiento de datos personales de usuarios página web y redes  sociales: 

MESPRIT S.A.S. recolecta datos de sus clientes, terceros y prospectos a través  de su página web y redes sociales y los almacena en una base de datos la cual  es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa  autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las  finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales recolectados en la  página web de MESPRIT S.A.S. serán: 

a) Publicidad y prospección comercial de los diferentes productos que son  ofrecidos por la empresa. 

b) Dar atención a todos los requerimientos y solicitudes realizadas por  terceros a través de la página web y la aplicación de comercio electrónico.

c) Enviar información relacionada con descuentos, promociones, nuevos  productos e información de interés para el cliente. 

d) Para el ejercicio de los derechos que consagra la ley 1480 de 2011.

e) Garantizar la compra y venta de productos que son comercializados por  parte de la empresa. 

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior  al pactado con el cliente o tercero a través de una autorización para usar sus datos  personales contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias  legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información. 

9.7 Tratamiento de datos personales de Accionistas: 

MESPRIT S.A.S. recolecta los datos personales de sus Accionistas los almacena  en una base de datos la cual, es calificada por la compañía como de reserva, y  que solo los revelará por la empresa con la expresa autorización del titular o  cuando una Autoridad Competente lo solicite.   

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los  Proveedores serán:

a) Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de  accionista. 

b) Permitir el envío de invitaciones a eventos programados por la compañía. 

c) Emitir certificaciones relativas a la relación del Titular con la sociedad. 

d) Dar cumplimiento a los preceptos y normatividad establecida en el Código  de Comercio y demás normatividad aplicable. 

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior  al establecido a través de la autorización otorgada por el socio para usar sus datos  personales contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias  legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información. 

10. VIGENCIA DE LOS DATOS PERSONALES CONTENIDOS EN BASES  DE DATOS 

Los datos personales proporcionados por parte de los titulares específicos  anteriormente relacionados en esta Política de Tratamiento de Datos Personales  de MESPRIT S.A.S.; se conservarán mientras: 

a) Se mantenga una relación legal o contractual con el Titular de la información. 

b) Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite  su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de  conservarlos. 

c) Los datos personales proporcionados se conservarán durante un plazo de  dos (2) años a partir de la última confirmación de interés de parte del Titular.  Esto es, de la intención del titular de continuar recibiendo información,  productos o servicios de MESPRIT S.A.S. 

Parágrafo: se excluye del tiempo de conservación de los datos estipulado en el  literal C, aquella información que en su contenido estipule un término de superior  al indicado, de conformidad con algún mandato legal o por una orden expedida  por una autoridad competente. 

11. TIPO DE TRATAMIENTO AL QUE SERAN SOMETIDOS LOS DATOS  PERSONALES. 

De conformidad con lo estipulado en los Decretos Reglamentarios 1, que regulan  las Políticas de Tratamiento de Datos Personales, se informa a los Titulares, que  su información, puede ser usada, almacenada y conservada en medios  electrónicos como físicos. 

El almacenamiento de la información digital y física se realiza en medios o  ambientes que cuentan con adecuados controles para la protección de los datos.  Lo anterior conlleva controles de seguridad física e informática, tecnológicos y de  tipo ambiental en todas las áreas de la compañía, tanto en instalaciones propias,  centros de cómputo y sitios para el almacenamiento documental. 

1 Art. 13 - Decreto 1377 de 2013 

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De conformidad con el principio de transparencia, los Titulares tienen acceso en  todo momento (previa solicitud escrita o verbal) a la información almacenada,  como también, sus causahabientes que acrediten su calidad, el representante y/o  apoderado del Titular, por una autoridad competente y por estipulación a favor de  otro o para otro. 

Las finalidades o propósitos de su recolección, almacenamiento, uso y disposición  se regulan de conformidad con lo estipulado en la ley 1581 de 2012, sus decretos  reglamentarios y la presente Política.  

12. OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS 

La empresa de conformidad con el principio internacional “Accountability” y el art.  26 del decreto 1377 de 2013, ha designado a la GERENTE DE RECURSOS  HUMANOW de MESPRIT S.A.S. – DIANA MARCELA LEÓN AVILA, como la  Oficial de Protección de Datos. 

Rol que desempeña bajo las responsabilidades y deberes que la normatividad  vigente define para su cargo. 

13. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS  PERSONALES 

Actualmente la Empresa no realiza transferencia ni transmisión Internacional de  datos personales relacionados con información contenida en sus bases de datos.  En caso de que MESPRIT S.A.S. requiera realizar dicha transferencia, verificará  que el país de destino reúna los estándares que garantizan un nivel adecuado  de protección de datos personales, lo anterior de acuerdo con el numeral 3.2. del  Capítulo tercero, del Título V de la Circular Única 005 del 10 de agosto de 2017  de la Superintendencia de Industria y Comercio. 

Adicionalmente, en caso de que MESPRIT S.A.S. realice Transmisión  internacional de datos personales, además de contar con la autorización expresa  e inequívoca por parte del Titular, se asegurará que la acción proporciona los  niveles adecuados de protección de datos y atiende a los requisitos fijados en  Colombia por el Régimen de Habeas Data. 

Por otro lado, cuando MESPRIT S.A.S. decida realizar una Transferencia  Internacional de datos podrá hacerlo sin autorización de los titulares, siempre y  cuando garantice la seguridad de la información, confidencialidad y las  condiciones que regulen en alcance del tratamiento de los datos, de acuerdo con  lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. 

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14. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES 

MESPRIT S.A.S. no realiza de forma directa el tratamiento de datos personales  de menores de edad; sin embargo, de forma particular la Empresa recolecta y  trata los datos personales de los hijos menores de edad de sus trabajadores, con  la única finalidad de cumplir con las obligaciones que impone la Ley a los  empleadores en relación con las afiliaciones a sistema de seguridad social y  parafiscales, así como el cumplimiento de la jornada familiar (Ley 1857 de 2017), 

y en particular para permitir el disfrute de los derechos fundamentales de los niños  a la salud, la recreación y el derecho a la familia. 

En todo caso, MESPRIT S.A.S. recolectará cuando corresponda la respectiva  autorización a sus representantes legales para su tratamiento, teniendo siempre  de presente el interés superior del menor y el respeto de los derechos prevalentes  de los niños, niñas y adolescentes consagrados en el artículo 44 de la Constitución  Política de Colombia.  

15. PROCEDIMIENTO O PROTOCOLO PARA LA ATENCIÓN DE  CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES, Y MECANISMOS PARA EJERCER  LOS DERECHOS DE LOS TITULARES 

El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se  determine por estipulación a favor de otro; podrá hacer ejercicio de sus derechos  contactándose con nosotros a través de comunicación escrita dirigida al área  encargada de la protección de datos personales en la compañía, siendo el ÁREA DE RECURSOS HUMANOS la responsable. La comunicación podrá ser enviada  al siguiente correo electrónico: habeasdata@mesprit.com o a través de  comunicación escrita radicada en la siguiente dirección: Calle 103 No. 14 A- 53,  Oficina 505 de la ciudad de Bogotá D.C. 

15.1 Consultas 

Se podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases de  datos de MESPRIT S.A.S. y la Empresa se encargará de suministrar toda la  información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la  identificación del solicitante. 

La consulta una vez recibida por la Empresa, será atendida en un término máximo  de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. 

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará  al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha  en que se atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco  (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

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Cuando se considere que la información contenida en una base de datos de  MESPRIT S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o  cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes  contenidos en la Ley de Habeas Data, se podrán presentar reclamación ante  MESPRIT S.A.S. la cual será tramitada bajo las siguientes reglas: 

1. El reclamo se formulará mediante comunicación escrita dirigida a MESPRIT  S.A.S. con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar  al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer  valer. 

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5)  días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas o  complemente los documentos faltantes. Transcurridos dos (2) meses desde la  fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida,  se entenderá que ha desistido del reclamo. 

En caso de que MESPRIT S.A.S., reciba un Reclamo del cual no sea competente  para resolverlo, la Empresa dará traslado a quien efectivamente corresponda en  un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al Titular. 

2. Una vez recibido el reclamo completo, la Empresa incluirá en la respectiva base  de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en  un término no mayor a dos (2) días hábiles. La Empresa conservará dicha  leyenda en el dato objeto de discusión hasta que el reclamo sea decidido. 

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible  atender el reclamo dentro de dicho término, la Empresa informará al Titular los  motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en  

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ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento  del primer término.

Las solicitudes que presente el titular con el fin de realizar una consulta o reclamo  sobre el uso y manejo de sus datos personales deberán contener unas  especificaciones mínimas, en aras de brindar al titular una respuesta clara y  coherente con lo solicitado. Los requisitos de la solicitud son: 

a) Estar dirigida a MESPRIT S.A.S. 

b) Contener la identificación del Titular (Nombre y Documento de  identificación). 

c) Contener la descripción de los hechos que motivan la consulta o el  reclamo. 

d) El objeto de la petición. 

e) Indicar la dirección de notificación del Titular, física y/o electrónica (e mail). 

f) Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para  reclamos) 

g) Firma, número de identificación o procedimiento de validación  correspondiente. 

En el evento en que la consulta o reclamo sea presentado presencialmente el  Titular deberá plasmar su solicitud o reclamo por escrito sin ninguna formalidad  más que los requisitos exigidos en el punto anterior. 

16. Requisito de procedibilidad 

El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se  determine por estipulación a favor de otro; sólo podrá presentar queja ante la  Superintendencia de Industria y Comercio por el ejercicio de sus derechos una  vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante la Empresa 

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17. Petición de actualización y/o rectificación 

MESPRIT S.A.S. rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que  sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los  términos antes señalados, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud según  los canales dispuestos por la compañía, indicando la actualización y rectificación  del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición. 

18. Revocatoria de la autorización y/o supresión del Dato 

El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización  dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se  encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual. 

Así también el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a MESPRIT  S.A.S. la supresión o eliminación de sus datos personales cuando:

a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los  principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la  cual fueron obtenidos. 

c) Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines  para los que fueron obtenidos. 

Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la  información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros,  archivos, bases de datos o tratamientos realizados por MESPRIT S.A.S. 

El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto MESPRIT S.A.S. podrá negar revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales en los  siguientes casos: 

a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de  datos. 

b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o  administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y  persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. 

c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente  tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público,  o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular. 

19. MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS

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MESPRIT S.A.S. se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento y  Protección de Datos Personales en cualquier momento. Sin embargo, toda  modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares de los datos  personales a través de los medios habituales de contacto con diez (10) días  hábiles de antelación a su entrada en vigor. 

En el evento que un titular no esté de acuerdo con la nueva Política General o  especial y con razones válidas que se constituyan en una justa causa para no  continuar con la autorización para el tratamiento de datos personales, el Titular  podrá solicitar a la Empresa el retiro de su información a través de los canales  indicados en el Capítulo 12. Sin embargo, los Titulares no podrán solicitar el retiro  de sus datos personales cuando la Empresa tenga un deber legal o contractual  de tratar los datos. 

20. VERSIÓN Y VIGENCIA 

La presente política constituye la versión 3.0 de política de tratamiento de datos  personales de la empresa, lo anterior, con base en el proceso de actualización  de bases de datos que realizó la empresa dando cumplimiento a la Circular  Externa 003 del 2018, esto es la actualización que debe realizar toda empresa  de sus bases de datos entre el 02 de enero y el 31 de marzo de cada año a partir del 2020. 

La vigencia de la presente política rige a partir de marzo de 2023.